Tietosuojaseloste

LanTrekin järjestäjäportaali · versio 2026-08

1. Rekisterinpitäjä

LanTrek ry (y-tunnus 1801506-7)
Mestarintie 1 as 27
33470 Ylöjärvi
[email protected]

Rekisteriä koskevissa asioissa voit olla yhteydessä yllä olevaan osoitteeseen. Yhdistys ei ole nimennyt erillistä tietosuojavastaavaa, eikä sillä ole siihen lakisääteistä velvollisuutta.

2. Rekisterin nimi ja käyttötarkoitus

LanTrekin järjestäjäportaalin käyttäjärekisteri. Tietoja käsitellään tapahtuman järjestämisen helpottamiseksi: tehtävien ja vuorojen suunnitteluun, ruokahuollon järjestämiseen, järjestäjien tavoittamiseen tapahtuman aikana sekä tapahtumaan liittyvien tilaisuuksien järjestämiseen.

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

3. Käsiteltävät tiedot

• Tunnistetiedot: käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi.
• Yhteystiedot: sähköposti, puhelinnumerot, osoite.
• Järjestäjätiedot: nikki, pikaviestimet, paidan koko, vapaa esittely, hätätilanteen yhteyshenkilö, kortit ja koulutukset voimassaoloineen sekä aiempi kokemus.
• Erityisruokavaliot ja allergiat: terveyteen liittyvää tietoa, jota käsitellään vain nimenomaisella suostumuksellasi (ks. kohta 5).
• Suostumukset: mitä olet hyväksynyt, milloin ja minkä selosteversion perusteella.
• Käyttöloki: kirjautumiset ja tietojen muutokset: aika, käyttäjätunnus, IP-osoite ja mitä kenttiä muutettiin. Lokiin ei kirjata kenttien sisältöä.

Etunimi, sukunimi ja tapahtumahistoria tulevat yhdistyksen käyttäjähakemistosta ja järjestäjätoiminnasta. Kaikki muu on sinun itsesi syöttämää, ja voit muokata tai poistaa sen milloin tahansa.

4. Tietolähteet

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi portaalin lomakkeilla sekä LanTrekin käyttäjähakemistosta (FreeIPA), johon tunnuksesi on luotu. Ulkopuolisista lähteistä ei kerätä tietoa.

5. Käsittelyn oikeusperuste

• Oikeutettu etu (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 f): järjestäjien yhteystietojen ja tehtävätietojen käsittely tapahtuman järjestämiseksi. Toimit yhdistyksen vapaaehtoisena järjestäjänä, joten käsittely on odotettavissa ja rajattua.
• Suostumus (6 art. 1 a ja 9 art. 2 a): erityisruokavalio- ja allergiatiedot sekä markkinointi- ja tiedotusluonteiset yhteydenotot tulevista tapahtumista ja tehtävistä. Suostumus on vapaaehtoinen, ja voit peruuttaa sen milloin tahansa portaalin asetuksista. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta LanTrek ry:n ulkopuolelle. Tietoja ei myydä, vuokrata eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Järjestelmä toimii yhdistyksen omalla palvelimella.

7. Pääsy tietoihin

Jokainen käyttäjä näkee ja muokkaa vain omia tietojaan. Muiden tietoihin pääsee vain erikseen nimetty ylläpitäjäryhmä, ja vain siltä osin kuin tehtävien tai ruokahuollon järjestäminen sitä edellyttää. Ylläpitäjien tekemät katselut ja koosteet kirjataan lokiin.

8. Säilytysaika

Tiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjätunnuksesi on olemassa. Voit muokata ja tyhjentää kenttiä itse milloin tahansa, jolloin poisto on välitön. Kun tunnus poistetaan yhdistyksen käyttäjähakemistosta, portaalin tiedot poistetaan automaattisesti viimeistään 30 vuorokauden kuluessa. Käyttölokia säilytetään enintään 24 kuukautta.

9. Tietojen suojaus

• Yhteydet on salattu (HTTPS), eikä palvelu ole käytettävissä salaamattomana.
• Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omalla kirjautumispalvelulla; portaali ei näe salasanaasi.
• Erityisruokavalioiden vapaa tekstikenttä säilytetään salattuna.
• Tietokanta ei ole saatavilla verkosta, ja palvelimelle pääsee vain nimetty ylläpito.
• Kirjautumiset, muutokset ja ylläpitäjien katselut kirjataan lokiin, jota ei voi jälkikäteen muuttaa sovelluksesta.

10. Sinun oikeutesi

• Oikeus saada pääsy tietoihisi ja saada niistä jäljennös.
• Oikeus oikaista virheelliset tiedot — suurimman osan voit korjata itse portaalissa.
• Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä ja vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Oikeus siirtää suostumukseen perustuvat tiedot järjestelmästä toiseen.
• Oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä osoitteeseen [email protected]. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.

11. Selosteen muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää, kun portaalin toiminta muuttuu. Suostumukseen tallennetaan aina se selosteversio, jonka perusteella se on annettu. Voimassa oleva versio on 2026-08.